株式会社ダイレクトサーチジャパン

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2011年8月16日火曜日

Google SpreadSheet は MS Excel を超えるのか

TANAKA Kohji です。
Google SpreadSheet に、新たに関数のヘルプと入力補助が付加されました。

Google スプレッドシート：関数の検索と利用がより便利にGoogle スプレッドシートにおいて、関数の検索と利用がより簡単に、そしてより早く行えるようにアップデートされました。
- スプレッドシート内のヘルプ・スニペット：マニュアルで公式を作成する代わりに、スプレッドシートが関数を提案し、その関数に関する説明が表示されるようになります。関数のネストもサポートされるため、より複雑な式も作成可能となります。

わたしは先日、請求書のひな形をGoogle SpreadSheetへ移行しようと思い、作成していたときに気づきました。

関数の入力については多少の不便を感じていたのですが、これで「まし」になりました。

さて。このSpreadSheet。Microsoft至上最も使い勝手の良いソフトのひとつ「Excel」に追いつけるのか、また超えられるのか、というのが目下の注目すべきところです。

Excelの抜きん出て秀でているのは

UI全般（操作性）
豊富な関数
マクロおよびVBA

だと思います。

そしてそのいずれも、現時点ではGoogle SpreadSheetはかないません。
人によってはVBAについては、Google SpreadSheetのほうに軍配を上げる方もいるでしょう（わたしもそのひとりですが）

それでも、全体としてみて、総合点ではExcelに肩を並べているとはいい難いところです。

そしてもっとも水をあけられていた「関数周り」についての改善が、行われました。
これにより、表計算ソフトとしては、必要最低限な機能およびそのサポートが揃ってきたと言えると思います。

そうなると、他人との共有、複数人同時編集、履歴管理等、Excelがかなわない優位性を持っているので、徐々にシェアを伸ばしていくのかもしれません。

いまだに「エクセルで作成し送る」というのが一般的な今日ではありますが、1〜2年でその地位が揺らいでいくかもしれませんね。

Google spreadsheets function list（関数一覧）

2011年6月15日水曜日

Googleドキュメントで企画書作成は革命かもしれない

TANAKA Kohji です。
Googleドキュメントで議事録作成という記事を書いたばかりなのですが、軽く感動を覚えてしまったので、またGoogleドキュメントネタを。

Googleドキュメントで、複数人が同時に議事録を編集すると便利ですということを、先の記事で述べました。
これは本当に便利で、未体験の方はぜひやってほしいです。

さて先日。
集まったメンバーで打ち合わせをしていたところ、面白そうな事業プラン（web上のサービス）が浮かびました。
経験あると思いますが、複数人で同時に「いけそうなアイディア」と認識することは珍しいことです。

そこにいたメンバーは全員開発者です。
世界に広がる夢のあるサービスである一方で、実現可能性も充分すぎるほどなのです。（こういうとき全員が開発者だと話が早いですね）

ひょんなことからビジネスのコンテストに応募しようという話になりました。

そして次の日。3人で、同時に、企画書を作成するということに。
もちろんGoogleドキュメントで。

今回はプレゼンテーションと図形作成用にcacooというサービスも利用。

これが、非常に有意義な体験でした。

企画書作成をしていると、どうしても最後の方は苦痛だったりします。
企画書の内容をより良い表現に変える作業や、細かい点をチェックし修正する作業が、だんだん辛くなってくることが多いのです。

複数人で作業をしていると、その苦痛から解放されました。

相手のアイディアに、自分のアイディアを足したり、自分ではブラッシュアップしきれないところをアシストしてもらったりできます。

ブレストで良いアイディアが積み重なっていくような、そういう気持ちのよさがありました。
たったの2日で企画書も無事完成。

というわけで。
企画書作成に慣れたメンバーと一緒であれば、ぜひ同時編集を体験してみてください。

2011年6月12日日曜日

Googleカレンダーに新機能「予約時間枠」の設定

TANAKA Kohji です。
Googleカレンダーに「早期リリース」ということで新機能の紹介が出ていました。

Google カレンダー：予約の時間枠の管理 Introducing appointment slots in Google Calendar

たとえば、月曜日の13時から15時を空き時間として設定し、その間にミーティングや顧客との応対を実施したいときに、同僚や顧客が自らその時間にアポイントを設定できる機能です。

画面写真を見る限りでは、そのうちの30分のような指定も可能な模様。

グループ管理機能も充実し、カレンダーも充分にグループウェアとして機能してきているのではないでしょうか。

2011年6月10日金曜日

Gmailの3機能がLabsを卒業

TANAKA Kohji です。
Google Apps™ で利用しているGmailですが、新たに3つの機能が本リリースされました。
http://googleappsupdates-ja.blogspot.com/2011/06/labs.html

これらはすべてLabsということで、機能の試験運用がなされていたものです。
Labsの設定画面にある試験提供されているサービスの一覧から、自分が試したいサービスを選択すると、使用できるのです。
わたしも今回リリースされるものは、試していました。

今回リリースされるのは

スーパースター
ラベルのネスト
IMAP 拡張モード

です。

スーパースターは、重要なメールの分類を、現在のスターの他に、色違いやマーク入りの別の印を付けることができる機能です。

ラベルのネストは、ラベルというタグ付けの機能（Outlook等におけるフォルダ分けの機能）に親子関係を持たせることができる機能です。

IMAP拡張モードは、スマートフォン等で使用する場合に、どのラベルのメールデータを同期させるか、またいくつ同期させるかを設定することができます。

まだ使用していない機能がありましたら、ぜひ使ってみてください。

2011年6月3日金曜日

Googleドキュメントで議事録作成

TANAKA Kohji です。
先日久しぶりに、長時間のミーティングをしました。
体力がないとこういうとき辛いですが、幸い家族の協力で睡眠をたっぷりとらせてもらっているので、意識が道草することなく完走することができました。

私自身はあまり議事録を残さない方です。
議事録が必要な人数でプロジェクトを組まないようにしていますし、意識のずれは日々のコミュニケーションで修正していく方がスピードが速いことが多いです。もちろん決定事項は共有しますが、それは議事録とは別途です。

しかし。
それでも、人数が多いプロジェクトもありますし、法律で議事録作成が義務づけられているものもあります。

最近の議事録作成は、Googleドキュメントでライブコーディングというのがマイブームです。

用意するものは、インターネット回線と各自のPCだけ。
（この環境がない場合は激しくお勧めできません。とくに後者は発言しながら議事録がとれるという程度には慣れが必要です。慣れるの簡単ですが）

やり方は簡単。
まず、準備として、プロジェクトメンバーで「コレクション」を共有します。
コレクションとはGoogleドキュメントのフォルダのような機能です。
プロジェクトのドキュメントはすべてそこに入れるようにします。
事前に共有設定をしておくと、各ファイル個別で共有設定をする必要が無くなります。

次に、議事録のドキュメントを新規作成し、各メンバーに周知します。
この時点で、各メンバーは同時に、自由に、ドキュメントの編集が可能になります。

会議の前までに、アジェンダを書いておきます。

ここまで準備できていたらあとは簡単です。

会議をしながら、各自がドキュメントを編集していくだけ。
同じファイルなので、細かいニュアンスの違いも、すぐその場で修正されていきます。

この方法のメリットは

事前にアジェンダを共有できる
議事録作成の負担が軽減される
会議後の議事録の承認ステップが不要になる
会議後に議事録をシェアする必要がなく、タイムラグがない
次回の会議用のドキュメントも簡単に作成・共有可能（コピーするだけ）

などなど。

とにかくお勧めです。

ちなみに、議事録作成で絶対にやってはいけないのが「その場の下っ端に議事録をとらせる」というもの。

議事録の重要性を分かっていない頭の悪い上司のやることですね（笑）

2011年5月23日月曜日

Google Apps の進化がめざましい

TANAKA Kohji です。
Google Apps ™ （無償版）のユーザー数制限が50人から10人へという記事でも触れましたが、GoogleのGoogle Appsの取り組みが一段と強化されてきたようです。

まずは、このニュース。

Google Apps アップデートブログ: Google Apps 管理者の方へ：管理者権限のカスタマイズと管理業務の共有Google Apps 管理者がドメインの管理者権限を他のユーザーに付与することができるようになりました。どの業務をどのユーザーに付与するかをコントロールパネルで設定できます。

ということで、管理業務のうち、アカウントの作成やユーザーのパスワードリセット等の管理を委譲することができるようになりました。（今のところ for Businessとeducationのみ）
Google Apps 自体の管理は従来の管理者が行い、一部の管理業務を総務人事部門が扱うといったことが可能になります。

より、実務にあわせた改訂といえるでしょう。

他にも、5月だけで、次のようなアップデートが行われています。
（Google Apps アップデートブログより）

Google スプレッドシート：ピボットテーブルが利用可能に

Google スプレッドシートにおいてピボットテーブルを利用してデータ分析を行えるようになりました。ピボットテーブルを使うと様々な角度から簡単にデータを要約することができます。

Google カレンダー: 管理者がラボ機能の利用をコントロールできるように

Google Apps の管理者が、ドメイン内での Google カレンダーラボ機能を使えるかどうかをコントロールできるようになりました。

Google Calendar Sync が 64 ビット版 Outlook 2010 のサポートを開始

Google Calendar Sync ツールを使って、Google カレンダーを 64 ビット版 Outlook 2010 と同期できるようになりました。

連絡先に最大 25,000 件登録可能に

Gmail に最大で 25,000 件の連絡先を登録できるようになりました。更に各連絡先エントリーの最大容量が 32KB から 128KB になりました。

Google Apps Connector for Blackberry Enterprise Server のバージョンアップ

Google Apps Connector for Blackberry Enterprise Server のバージョン 3.2.25 がダウンロード可能となりました：

コントロールパネルにてグローバルアドレスリストからニックネームを非表示に

Google Apps の管理者がグローバルアドレスリスト / オートコンプリートからニックネームを除外できる機能が追加されました。

Google スプレッドシート：「メニュー」における変更点

Google スプレッドシートのメニュー項目に以下の変更が加えられました：

新しい「データ」オプションにより、最近追加されたフィルタリング機能がより使いやすく
「フォーム」が「ツール」の中に移動しました
その他の小さな変更

サービスが常に更新されているものは、使っていても安心感があります。

これだけ優良なサービスを、無料（もしくは安価に）利用できる訳ですから、利用しない手はありません。

2011年5月12日木曜日

Chromebookという技術革新

TANAKA Kohji です。
サンフランシスコで開催されているイベント「Google I/O 2011」の席上、ついに（と言って良いでしょう）Google Chrome OS 搭載のPCが発表されました。

Google、I/O 2011の席上でChromebookを正式アナウンス。販売開始は6月15日 Tech Crunch Japan

名称は、Chromebookだそうです。
特徴はおもに

高速起動（8秒）
Wi-Fiや3Gなどを搭載し常時ネット接続可能
自動でアップデートされ、つねに最新のソフトウェアを使用可能
長時間のバッテリー駆動（6.5~8時間）

といったところでしょうか。

Webアプリを中心とした、非常にシンプルでありながら、セキュアな設計です。

バズワードと化している「クラウド」の最たるものと言えるでしょう。

日本のSIerが一時期「シンクライアント」という単語を良く使っていました。

サーバーにソフトウェアやデータを蓄え、各自のPCは、ほぼ空っぽにする考え方です。

サーバーをクラウド（インターネット上）にしたのが、Chromebookですので、究極のシンクライアントと言えますね。

従来のシンクライアントが今イチなのは、ソフトウェア等が対応しきれていないということが要素として大きかったと思います。

絵に描いた餅で終わってしまったというか。

それだけにChromebookの技術革新の大きさが伺い知れるでしょう。

Chromebookは、注目ですね。

しかし。残念ながら。

シンクライアントと言っていた人たち（大企業とか）は、使わないはずです。

クラウドにデータを預けることに懐疑的なので。

ということは。

もしChromebookがビジネスに有用なツールとなり得るのであれば、それを活用するのは中小企業でしょう。

Google Apps + Chromebook は、最強の組み合わせとなることと予想しています。

アメリカおよびヨーロッパの一部では来月発売だそうですが、日本ではいつになることやら。（おそらく通信会社との調整が必要でしょうから）

一日も早い発売を期待しています。

2011年4月28日木曜日

Google Apps ™ （無償版）のユーザー数制限が50人から10人へ

TANAKA Kohji です。
Google Apps ™ のサービスに一部変更が加えられます。
おもな変更は次の２つ

Google Apps for Business に月600円/ユーザーという月払いのプラン、フレキシブルプランが新設
Google Apps のユーザー制限が10人に変更

となります。

後者は、無償で利用したいユーザーにとっては残念な改訂ではあります。

しかし、見方を変えれば、Google が本気で、Google Apps を柱としたビジネスに注力している証左と見ることもできるのではないかと思っています。

先日、ある大手のWebサイトを運営する企業のCTOの方とお話ししてきました。

その際、メールはGoogle Appsを利用しているということを伺いました。

（カレンダーは利用していないそうです）

たしかに、メールやドキュメントのような一部のみを利用するというのは、コストパフォーマンスに優れるかもしれません。

社員数100人の企業でも月6万円程度でIMAPによるメールを利用できるのです。

メンテナンスフリー。

もしかしたら、大手企業の導入も進んでいくのかもしれませんね。

というわけで興味のある方は、Google Apps ™ 正規代理店である株式会社ダイレクトサーチジャパンへ。

もちろん、無償版の導入でもご相談ください。（5月10日までなら旧ユーザー数での制限になりますのでお早めにどうぞ）

2011年2月16日水曜日

「二段階認証プロセスが Google Apps (無償版）でも」

TANAKA Kohji です。
セキュリティにはいろいろありますが、有用なもののひとつに、パスワードのような記憶を使うものと、乱数表やワンタイムトークン製造機器のような物理的なものを使うものとを併用すると安全性は高まります。

たとえパスワードをメモした紙を盗まれたり、他のサイトで使用していたパスワードが、そのサイトのセキュリティの甘さから流出したとしても、乱数表や機器がなければログインできません。
逆に、乱数表や機器だけがあっても、パスワードを知らなければログインできないため、置き引き等の被害にあっても、即NGとなるわけでもありません。

昨日、いつものようにGoogle Apps ™ のアカウントを新しく作ったのですが、早速、新機能の下記を利用する機会を得ました。
（ユーザーに対しては英語版のみの提供かもしれません。確認できず）

二段階認証プロセスが Google Apps (無償版）でも

2 段階認証プロセスが Google Apps (無償版）でもご利用可能になりました。

ドメイン管理者が 2 段階認証プロセスを有効にすると、Google Apps にログインする際に 2 段階の本人確認が要求されるようになります。2 つ目の認証は、主に携帯端末などを通じて行います。それ以外の特別なトークンや端末は必要ありません。ログイン時、パスワードの入力後、SMS や音声通話を通じてユーザーに送付される確認コードをご利用いただく、もしくは Android、BlackBerry や iPhone 上のアプリケーションで確認コードを生成し、それを使うことができます。

上記の仕組みにより、パスワードが仮に盗まれたとしても、パスワードだけでは Google Apps アカウントにログインすることが出来なくなります。また特定のコンピュータから Google Apps にログインする際、そのマシンからの次回ログイン時からは確認コードを要求されないように設定することが可能です。

Google Apps のアカウントを作ると、携帯電話の番号を聞かれます。
番号を入力するとすぐに自動音声による電話がかかってきて、数値によるパスワードが案内されるので、それを画面上で入力。
晴れてログイン可能と。
おそらくこの携帯電話の番号は保存され、普段使わないPC（ネットカフェや出張先のホテル等）では、同じように電話による認証とふたつでログインするようにするのでしょう。

一般的に、複数のWebサイトで、同一のパスワードを使うことは許されていません。
「IDパスワードは厳重に管理し他者にみられないようにする」という原則に反するのです。（複数のWebサイトで同一のパスワードを使うことと、個人のIDパスワードを他人に教えることは同義なのです）

そこで、以前紹介した RoboForm のようなソフトを使い、ひとつのマスターパスワードのみを覚えておけば各サイトでは自動生成された（ランダムな）パスワードでログインするというのが、お勧めです。

しかし、当記事のようなプロセスが普及すれば、その必要も無くなる日が来るかもしれませんね。

2010年12月8日水曜日

第5回ビジネス勉強会@新橋を終えて

TANAKA Kohji です。
昨日は、恒例の勉強会でした。
先月は、ともいき勉強会と合同開催ということで、新橋で行うのは2ヶ月ぶりです。

今回の新メンバーはおふたり。
私が4歳（3歳）のパパ友達の会で大変お世話になっている @TatsuyaKiyokawa さんと、@atreekano さんのブログを通じて繋がった @httpkurikuri さんです。

@httpkurikuri さんは、旬の食卓便というECサイトで、産地直送の旬の食べ物を販売されている方。
今回は、経歴とともに食の安全や生産者との繋がりについてお話しいただけました。

その他、レギュラーメンバーの @atreekano さんと、今月下旬より沖縄の宮古島に移住する @AiLuvUM さん、早川さん。およびわたくし @ktanaka と @jonetsuinshoku さんで。

今回も時間の管理が甘く、残念ながら予定していた全員がお話しすることは叶いませんでしたが、いつも以上に熱の入った勉強会となりました。

私は今回は「遠隔地と円滑にビジネスを」というタイトルでLT。

いつものようにgdgdしながら、お話ししました。

今回お話しした中で、意外と認知度が低かったのが Dropbox というサービス。
複数のパソコンにインストールして利用する、フォルダの中身を自動的に同期するソフトです。

指定のフォルダにファイルを放り込んでおくと、Dropboxを設定したパソコンであれば、どこからでも参照することができます。

つまり、会社で作成した資料を外出先で修正するとか、急に必要になった資料を自宅で印刷するといった使い方が可能です。

ファイルはWeb上に（クラウドに）保存されているため、Dropboxがインストールされていなくてもオンラインもしくはスマートフォンから参照・ダウンロードすることもできます。

時間がなくて実践できなかったのですが、このサービスとTeamViewerは、実際にやってみせるとその素晴らしさおよび使い勝手が説明できたと思います。残念。
（でもこれをきっかけにサービスの存在を知ってもらえれば、あとは必要に応じて使ってみる・試してみるというのが良いでしょう。困ったことがあったらご連絡ください。Skypeで）

その他、今回説明した（そしてできなかった）サービスはこちら。

http://www.skype.com/

説明不要の無料チャット&通話サービス。β版ながらグループビデオ通話もスタートしました

http://www.dropbox.com/

上述の複数PCのフォルダ同期サービス。他人と任意のフォルダを共有することも可能です

http://www.teamviewer.com/

簡単操作の遠隔操作ソフト。設定により自宅のPC等（無人のPC）を捜査することも可能です。

http://docs.google.com/

MS Office がいらなくなるサービス。これを使ってプレゼンしました

https://acrobat.com/

ホワイトボードや画面共有を複数の相手に行えるサービス。Skype等と併用すると遠隔地との会議が効率化されます

上記のサービスはどれも利用者の多いものばかり。

それだけ品質が良く、かつ手軽に扱えるようにできています。

さて。

勉強会後の恒例、交流会であった質問。

「パソコンに不慣れな方が上達するためにするべきことは？」

回答：この記事を読んでください。

海外で伝えたいことがあるのに、その国の言葉を話すことができずに苦労することと、パソコンを自分の手足のごとく使いこなせないもどかしさは近いのです。

そのための重要な第一歩で、かつ、必要充分ともいえるのは何か。

答えは、ストレス無く入力ができるようになることです。

では、どうするのか。ソフトが必要？？いいえ。やり方をしることが必要です。

何人もの人に習得してもらった方法を掲載しています。

費用は限りなくゼロに近い。

ソフトを買ってお金をかけたら習得できるような気がするのは幻想です。

Learn how to learn （学び方を学ぶ）

これが習得の近道です。

ぜひ実践してみてください。

うーん。今回の勉強会はいろいろあって書くことが盛りだくさんだ。

LTの内容のフォロー記事も書きたいし。

というわけで、また別の機会に。

参加者の皆さん、お疲れさまでした＆どうもありがとうございましたー。

（@AiLuvUM さんは、次回は沖縄からSkypeで参加してねー）

2010年12月6日月曜日

Google Apps を安易に導入すると大変！？

TANAKA Kohji です。
興味深いWebページを見つけました。

Togetter - 「GoogleAppsを会社に導入したら大変だった。」

http://togetter.com/li/75267

企業の規模が書かれていないので想像するしかありませんが、それなりに大きな（中堅！？）企業という感じでしょうか。

情報システム部風の担当者が苦労している様子がよくわかります。

既存のシステムからの代替というのは、何でも難しいものです。
圧倒的に代替製品が優れていても、既存の慣れたやり方から移行するのは大変です。
（ブラインドタッチの習得の難しさの大半はそこにありますよね）

さらに。
Google Apps™ のような、多少使う人を選ぶ製品の場合はなおさらかも知れません。
（まだまだ改良の余地のある製品群ですので）

何事にもメリットデメリットがあるため、「移行の場合は」特に慎重にいかざるを得ません。

しかし、ビジネスにはスピードが大切。
拙速に進めるのもNGですが、慎重になりすぎて遅々として進まないのはもっといけません。

ではどうするか。

こういった改善は、トップダウンが不可欠です。

トップが自ら音頭をとってあげないと、担当者は苦労の末に、その苦労は徒労と終わるでしょう。

トップが人任せにしてはいけないのです。

そうやって行われる改善は、改善という名の下に行われる、単なる業務の変更です。
なぜ、トップが関わらないといけないのか。
ひとつは組織の構造にあります。

往々にして「無駄」は、組織と組織の間で起きます。
では、それを解決するのは誰か。
答えは自明ですね。

その上の組織ということになります。

では、その上の組織と別の上の組織の間の「無駄」はどうやって解決するのでしょう？？？
そしてそのまた上の、、、

いずれ答えはトップに行き着くのです。

というわけで、難易度の高い改善の担当者となった方には、負けずに頑張ってもらいたいものです。

2010年11月20日土曜日

すべてのGoogleのサービスがGoogle Apps で利用可能に

TANAKA Kohji です。
Google のサービスを独自ドメインで使えるサービス Google Apps ™ において、すべてのGoogleのサービスが使えるようになりました。
Google Apps についての記事一覧

Google、「Google Apps」で60以上のサービスを利用可能に
Googleは、オンラインオフィススイート「Google Apps」有料版のアカウントで主要アプリ以外のほぼすべてのGoogleサービスにアクセスできるようにした。
http://bizmakoto.jp/bizid/articles/1011/19/news024.html

なお、記事中間違いがあるようですので訂正。

Google Apps Business Edition→Google Apps for Business（1ユーザー当たり月額50ドルで99.9％のSLA、電話サポート付きの企業向け有料版）

とありますが、正しくは

Google Apps Premier Edition→Google Apps for Business（1ユーザー当たり年額50ドルで99.9％のSLA、電話サポート付きの企業向け有料版）

です。
従来の有料プランであった Premier Edition を Google Apps for Business と名称を改めました。（価格に変更はありません）

ますます使い勝手の良くなった Google Apps
日々進化を続けるサービスは利用していて気持ちがよいものです。

従来の Standard Edition ( 現 Google Apps ) は、無料で利用が可能です。
このブログも blogger という Google のサービスを利用していますが、 direct-search.jp で運用しています。

こんなことが無料で使い続けられるのは、後にも先にもなかなか無いでしょう。
というわけでぜひ。

2010年11月14日日曜日

Google Apps を使う人が参考になる動画

TANAKA Kohji です。

Google Apps ™ を使う人が参考になる動画がありました。
Google Japan の人が説明していますので、分かりやすいです。

http://www.youtube.com/user/googleappsjapan#g/c/F3F86887C893DD31