先日久しぶりに、長時間のミーティングをしました。
体力がないとこういうとき辛いですが、幸い家族の協力で睡眠をたっぷりとらせてもらっているので、意識が道草することなく完走することができました。
私自身はあまり議事録を残さない方です。
議事録が必要な人数でプロジェクトを組まないようにしていますし、意識のずれは日々のコミュニケーションで修正していく方がスピードが速いことが多いです。もちろん決定事項は共有しますが、それは議事録とは別途です。
しかし。
それでも、人数が多いプロジェクトもありますし、法律で議事録作成が義務づけられているものもあります。
最近の議事録作成は、Googleドキュメントでライブコーディングというのが マイブームです。
用意するものは、インターネット回線と各自のPCだけ。
（この環境がない場合は激しくお勧めできません。とくに後者は発言しながら議事録がとれるという程度には慣れが必要です。慣れるの簡単ですが）
やり方は簡単。
まず、準備として、プロジェクトメンバーで「コレクション」を共有します。
コレクションとはGoogleドキュメントのフォルダのような機能です。
プロジェクトのドキュメントはすべてそこに入れるようにします。
事前に共有設定をしておくと、各ファイル個別で共有設定をする必要が無くなります。
次に、議事録のドキュメントを新規作成し、各メンバーに周知します。
この時点で、各メンバーは同時に、自由に、ドキュメントの編集が可能になります。
会議の前までに、アジェンダを書いておきます。
ここまで準備できていたらあとは簡単です。
会議をしながら、各自がドキュメントを編集していくだけ。
同じファイルなので、細かいニュアンスの違いも、すぐその場で修正されていきます。
この方法のメリットは
- 事前にアジェンダを共有できる
- 議事録作成の負担が軽減される
- 会議後の議事録の承認ステップが不要になる
- 会議後に議事録をシェアする必要がなく、タイムラグがない
- 次回の会議用のドキュメントも簡単に作成・共有可能（コピーするだけ）
などなど。
とにかくお勧めです。
ちなみに、議事録作成で絶対にやってはいけないのが「その場の下っ端に議事録をとらせる」というもの。
議事録の重要性を分かっていない頭の悪い上司のやることですね（笑）
