Google Apps を利用してメールを管理しようというお話の続きです。
よくあるケースが、組織の代表受付メールアカウントである info を、通常のメールアカウントとして作成し、それを複数人で共有しているケースです。
アカウント info 、パスワード xxxxxx というように。
info 受信可能な社員全員でそのアカウント情報を設定している場合ですね。
こういう場合は、infoのアドレスをMLのような転送用のアドレスにします。
Google Apps の場合は「グループ」です。（外部アドレスから受けられるように設定します）
たとえばAさんBさんがinfo@example.comのメールの送受信をする場合、info@example.comに飛んできたメールをAさんとBさんに転送するようにします。
そして、そのうえで、AさんBさんそれぞれinfo@example.com のメール送信が可能なように設定するだけです。
AさんBさんがそれぞれのメーラーにinfoのアカウントも作成するケースとどう違うでしょうか。
たとえばBさんが退職し、かわりにCさんが入社したケースを考えます。
同じアカウントをそれぞれに設定する場合、退職したBさんが、何らかの方法で引き続きメールを受信し続けることが可能になってしまいます。
これは、共有する人数が増えれば増えるほど気を使わなくてはなりません。防ぐにはメンバーの入れ替えに伴いアカウントのパスワードを再設定する必要があり面倒です。
infoを転送するように設定した場合は簡単です。
単にメールの管理者が、転送先を変更するだけです。
これだけで、本来受信してはいけないメンバーへメールが送られることはありません。
また、infoのように外部にさらされるアカウントの場合、スパムの標的になりやすいですが、転送する場合は、info2,info3と次々にメールアドレスを変更していくことが可能です。
上手く運用しないと、メーラーを開けるたびにスパムの処理から始まるというケースがよくあります。
Google Appsの場合、そんなこともなく快適です。
ぜひご検討を。
