先日、利用しているクラウドサービスのなかで、Google Apps というGoogleの各種サービスを自社ドメインで使用するサービスについて書きました。
そのなかでもメールについては、現在レンタルサーバー付属のサービスを利用している場合、すぐにでも移行したほうがよいサービスのひとつです。
弊社もこれを利用するためにGoogle Apps を使い始め、今ではカレンダー、写真動画共有、ドキュメントの保存等々さまざまなサービスを使っています。
（その多くは通常のGoogleアカウントでは利用していないものばかりです）
お勧めする理由は3つ
ひとつは、上述の記事でも触れましたが、IMAPという「複数の環境でメールを閲覧できる」形式を利用できる点です。
IMAPをサポートしていない場合、たとえ複数の環境で閲覧できるようにしたとしても、それぞれは独立しているため、次のような不都合があります。
- 自宅で読んだメールは会社では既読になってなく、『あれ？どこまで読んだっけ？』となりやすい
- 会社で設定したメールの分類が、自宅その他の環境で同期されていない、作業の2度手間が発生する
- 自宅で行なった返信が、会社の環境に反映されないため、『あれ？送信したメールが見つからない』という事態が発生する
- （設定によって）片方で受信したメールが、もう片方のPCで受信できない
などなど。
IMAPとは、すべてのメールデータをサーバー側で管理します。
そのため、複数で作業をするときに、非常に使い勝手が良いのです。
自宅・会社・外出先、さまざまな環境で、同一のメール環境で作業ができますね。
ふたつめは。
万全なセキュリティです。
たとえばウィルスチェックやスパムメールなどは、Google側で自動的に分類されます。
普段、それらを意識することなく、必要なメールだけを作業対象とすることができます。
また、通信はすべて暗号化されているため、一般的なメールソフトと違い、通信途中で閲覧される危険性はありません。
（メールは基本的に中継するすべてのサーバーで閲覧が可能です。暗号化をしなければ）
そして。
一部のレンタルサーバーと違い、すべてのメールを、管理者IDさえあれば閲覧可能ということはありません。
管理者IDを、外部のウェブ製作業者に渡している場合、重要な機密事項もだだ漏れです。
3つめは。
圧倒的なコストの安さです。
スタンダードエディションであれば、50ユーザーまで無料で使えます。
メールボックスも7GB/userあります。そのため一般的な使い方としては、メールの削除というものを行ないません。アーカイブという、いわゆる荷物を倉庫にしまうように目の前から隠す作業を行なうことで削除の代わりにできるのです。
削除する必要がないためあとから検索すれば、受信したメールは必ず見つかります。
無料でも使えますが、数人の規模でなければ、有料版をお勧めします。
有料といっても1ユーザーあたり年間6,000円（月当り500円！）ですから、セキュリティの高い環境を構築しようとした場合の人件費を遙かに下回るでしょう。
それでいて、各種拡張機能が利用可能になります。（たとえば既存の環境からの移行も簡単になります）
以上ですが、そのほかにも、モバイル端末で連携できるための機能も豊富です。
今後は効率的にビジネスをしていくために、Google Appsの利用は一般化されていくことでしょう。
今まで知らなかったという方は、調べてみてはいかがでしょうか？
